Wie du mit API-Schnittstellen deine Inselsysteme verbindest – ohne alles neu zu bauen

Dein Unternehmen nutzt ein CRM, ein Buchhaltungstool, ein Projektmanagement-System, vielleicht ein ERP und dazu noch E-Mail und Excel. Jedes Tool funktioniert für sich. Aber keines weiß, was in den anderen passiert.

Das Ergebnis: Dein Team überträgt Daten per Hand. Kundennummern werden kopiert, Rechnungsbeträge abgetippt, Statusupdates in drei Systemen gleichzeitig eingetragen. Nicht weil jemand es so will, sondern weil die Systeme nicht miteinander reden.

Die Lösung ist nicht, alles wegzuwerfen und neu zu bauen. Die Lösung sind API-Schnittstellen.

Was ist eine API – und warum ist das wichtig?

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, über die zwei Systeme automatisch Daten austauschen. Statt dass ein Mensch Daten von A nach B kopiert, machen das die Systeme selbst – in Echtzeit, fehlerfrei, rund um die Uhr.

Du musst nicht verstehen, wie eine API technisch funktioniert. Du musst nur wissen: Wenn zwei deiner Systeme eine API haben, können sie verbunden werden. Und die meisten modernen Tools haben eine.

5 typische Probleme, die Schnittstellen lösen

1. Doppelte Dateneingabe

Dein Vertriebler schließt einen Deal im CRM ab. Dann muss jemand die Kundendaten in die Buchhaltung übertragen, den Auftrag im Projektmanagement anlegen und den Kunden in der Newsletter-Liste eintragen. Vier Systeme, viermal dieselben Daten eingeben.

Mit einer API-Schnittstelle: Der Deal wird im CRM abgeschlossen → alles andere passiert automatisch.

2. Veraltete Daten in Berichten

Du erstellst dein Monatsreporting aus drei verschiedenen Quellen. Bis du alle Daten zusammengetragen hast, sind die ältesten schon veraltet. Entscheidungen auf Basis alter Daten sind schlechte Entscheidungen.

Mit verbundenen Systemen fließen die Daten in Echtzeit in ein zentrales Dashboard. Dein Report ist immer aktuell.

3. Fehler durch manuelle Übertragung

Jeder manuelle Datentransfer ist fehleranfällig. Eine Null zu viel, ein Buchstabendreher, ein vergessener Eintrag. Im besten Fall fällt es auf. Im schlechtesten Fall verschickst du eine falsche Rechnung oder verpasst eine Frist.

APIs übertragen Daten exakt – jedes Mal, ohne Tippfehler.

4. Langsame Reaktionszeiten

Ein Kunde reklamiert. Dein Support muss erst im CRM nachschauen, dann in der Auftragsverwaltung, dann in der Buchhaltung. Drei Systeme, drei Logins, fünf Minuten – für eine Information, die in einer Sekunde verfügbar sein sollte.

Mit einer Schnittstelle hat der Support alle relevanten Daten auf einen Blick.

5. Nicht nachvollziehbare Prozesse

Wo genau ist der Auftrag gerade? Wer hat wann was geändert? Wenn Daten manuell zwischen Systemen wandern, gibt es keine durchgängige Spur. Für Audits, DSGVO oder einfach interne Transparenz ist das ein Problem.

Schnittstellen schaffen eine lückenlose Datenkette – automatisch dokumentiert. Mehr zum Thema Datenschutz bei Integrationen findest du in unserem DSGVO-Leitfaden.

Praxis-Beispiele: Was sich verbinden lässt

Das sind keine theoretischen Möglichkeiten. Das sind Integrationen, die wir bei bayram.solutions regelmäßig umsetzen.

Was du NICHT brauchst

Viele Unternehmen denken bei “Systemintegration” an ein monatelanges IT-Projekt. Das muss es nicht sein.

Du brauchst nicht:

• Alle Systeme gleichzeitig zu verbinden
• Ein neues zentrales System, das alles ersetzt
• Ein internes IT-Team, das die Integration betreut
• Eine sechsstellige Investition

Du brauchst:

• Einen klaren Startpunkt – welche zwei Systeme verursachen den meisten manuellen Aufwand?
• Einen Entwicklungspartner, der APIs versteht und euren Prozess kennt
• 2–4 Wochen für die erste Integration

Zapier, Make & Co. – reicht das nicht?

Tools wie Zapier oder Make sind gut für einfache Automationen: Wenn X, dann Y. Aber sie haben Grenzen:

• Komplexe Logik (Bedingungen, Schleifen, Fehlerbehandlung) wird schnell unübersichtlich
• Kosten steigen mit der Anzahl der Ausführungen – bei hohem Volumen wird es teuer
• Kein Zugriff auf interne Systeme – viele ERP- oder Legacy-Systeme haben keine Zapier-Anbindung
• Vendor Lock-in – eure Geschäftslogik liegt in einem externen Tool

Für den Einstieg sind sie in Ordnung. Aber wenn die Integration geschäftskritisch wird, brauchst du eine eigene Lösung, die du kontrollierst.

Datenschutz bei API-Integrationen

Daten fließen zwischen Systemen – das wirft DSGVO-Fragen auf. Worauf du achten solltest:

• Datenminimierung: Nur die Felder übertragen, die tatsächlich gebraucht werden
• Verschlüsselung: Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS ist Standard)
• Verarbeitungsverzeichnis: Die Integration muss dokumentiert sein
• Hosting in der EU: Wenn ein Middleware-Server nötig ist, auf europäisches Hosting achten

Das ist kein Blocker, sondern ein Punkt, der bei der Umsetzung berücksichtigt wird.

Der beste Einstieg: Eine Integration, ein Problem, ein Ergebnis

Du musst nicht alles auf einmal machen. Der effektivste Weg:

1. Finde den größten Schmerzpunkt: Wo verbringt dein Team die meiste Zeit mit manueller Datenübertragung?
2. Verbinde diese zwei Systeme zuerst
3. Miss den Effekt: Wie viele Stunden pro Woche spart ihr?
4. Erweitere schrittweise: Nächstes System anbinden, wenn der Nutzen bewiesen ist

So baust du Vertrauen auf – intern und technisch – und vermeidest ein überladenes Integrationsprojekt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist, wenn mein System keine API hat?

Viele ältere Systeme (besonders ERP-Systeme aus den 2000ern) haben keine moderne API. Auch dann gibt es Optionen: Datenbankzugriff, Dateiexport (CSV/XML) auf einem Zeitplan oder Screen-Scraping als letzte Option. Ein guter Entwicklungspartner findet den pragmatischsten Weg.

Wie lange dauert eine typische Integration?

Eine einzelne System-zu-System-Integration steht in 2–4 Wochen. Komplexere Szenarien mit mehreren Systemen, Fehlerbehandlung und Monitoring brauchen 4–8 Wochen. Entscheidend ist nicht die technische Komplexität, sondern wie klar der Prozess definiert ist.

Was passiert, wenn ein System ausfällt?

Eine gute Integration hat eingebaute Fehlerbehandlung: Retry-Logik, Benachrichtigungen und Logging. Wenn ein System temporär nicht erreichbar ist, werden die Daten zwischengespeichert und nachgeholt. Kein Datenverlust, kein manueller Eingriff.

Muss ich meine bestehenden Tools wechseln?

Nein – das ist der Punkt. API-Integration bedeutet, dass deine bestehenden Tools bleiben. Sie lernen nur, miteinander zu reden. Kein neues System, keine Umschulung, kein Big-Bang-Wechsel.

Fazit: Verbinden statt ersetzen

Du brauchst kein neues System. Du brauchst Verbindungen zwischen den Systemen, die du schon hast. API-Schnittstellen eliminieren manuelle Datenübertragung, reduzieren Fehler und geben deinem Team die Zeit zurück, die es für echte Arbeit braucht.

Das Beste daran: Du kannst klein anfangen. Eine Schnittstelle, ein Problem gelöst, ein messbares Ergebnis. Und dann Schritt für Schritt weiter.

Dein Team überträgt Daten manuell zwischen Systemen und du fragst dich, ob das automatisierbar ist? Lass uns in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch die größte Zeitfalle in deinem Workflow finden. Lies auch unseren Artikel über API Design Best Practices und schau dir an, wann du alte Software komplett ablösen solltest.